Szerződéskezelés és szerződés nyilvántartás
könnyen, biztonságosan! 

Előfordult, hogy egy szerződést nem talált meg, vagy csak egy régebbi verziója került elő?

Munkatársa elment a cégtől és szerződéseit, feljegyzéseit utódja nem találta?

Előfordult, hogy egy lejárt szerződést elfelejtett időben megújítani?

Volt olyan, hogy egy szerződése illetéktelen kezekbe került?

Bizonyos abban, hogy minden szerződése pénzügyileg, jogilag rendben van?


Cégvezetőként, Gazdasági-Pénzügyi vezetőként a mai "papír alapú" világban egyre többször találkozunk a fenti problémákkal. Megoldásként gyakran informatikus kollégánkat hívjuk segítségül, de számukra is nehéz feladat találni egy olyan szerződés nyilvántartó és -kezelő rendszert, amely teljeskörű megoldást nyújtana.

A szerződéskezelés és szerződés nyilvántartás problémái.
A szerződések nyilvántartásának és kezelésének megoldása során számos jogi, pénzügyi, ügyviteli, szakmai nehézségbe ütközünk melyek összehangolása még gyakorlott vezetőknek is komoly kihívást jelent.

Nem csoda, hogy ezen projektek sokszor időben elhúzódnak és nyomasztó gondként ülnek vállunkon.

Mit kell tudnia kezelni egy szerződéskezelő és nyilvántartó rendszernek?

bármikor gyors hozzáférési lehetőségünk legyen a szerződéseinkhez, valamint azok részleteihez, korábbi módosításaihoz és mellékleteihez;
automatikusan figyelmeztetést kapjunk a szerződésben foglalt követeléseink időbeni behajtására;
automatikusan előre figyelmeztessen, ha egy szerződésünk lejár és meg kell újítani;
a szerződéskészítéssel kapcsolatos belső ügyviteli folyamatainkat és feladatainkat (pl. engedélyezés, csoportmunka) egy, zárt rendszerben lehessen elvégezni ne pedig email-ek küldözgetésével az egyes résztvevők között;
legyen minden egyes szerződéshez, dokumentumhoz egy Fórum, amely segíti a véleményezést, csoportmunkát;
szerződéskészítés során előre definiált és jogászok által ellenőrzött szerződéses feltételek és sablonok használatával építsük fel szerződéseinket;
tipizált szerződéseket lehessen vele generálni adatbázisból;
munkatársaink egységes, naprakész, ellenőrzött szerződéseket használjanak munkájuk során és ne a fél évvel ezelőtti verziót;
akár 5 év múlva is lássuk az egyes szerződéstervezetek kialakulását, verzióváltozásokat, csatolt megjegyzéseket (commenteket);
szerződéseinket csoportosítva is listázhassuk (partnerre, kategóriákra, kockázatra, típusra, határidőre stb.);
szerződéseink tartalmát illetéktelen személyektől meg tudjuk védeni;
szerződések pénzügyi teljesítésének követése;
adózással kapcsolatos szerződéseket kezelni tudjuk vele (pl: kapcsolt vállalkozási szerződések  valamint kapcsolódó kalkulációik nyilvántartása);
speciális szerződések és kapcsolataik kezelése (pl: közbeszerzéshez kapcsolódó szerződések és anyagaik nyilvántartása, alvállalkozói szerződések stb.);
szerződéseinket, mellékleteikkel, módosításaikkal egy helyen biztonságosan tudjuk tárolni;
A problémák és igények vállalkozásonként egyedi összetettségűek, így a megoldást csakis egy rugalmas, cégre szabható és több helyen már kipróbált szerződéskezelő és szerződés nyilvántartó rendszer tudja nyújtani. 

ANDOC dokumentum és munkafolyamatkezelő rendszer:
Szerződéskezelő és szerződés nyilvántartó modul

Az ANDOC dokumentum és munkafolyamatkezelő rendszer egy gyakorlatban letesztelt szoftver. Használják a 10 fős Kft.-től kezdve 1300 fős állami szervezetekig. Rugalmas, cégre szabható és számos helyen már kipróbált rendszer.
Könnyű, egyszerű iktatás
  • Gyors iktatási felület.
  • Közvetlen szkenner kapcsolat
  • Bármilyen windows-os fájlformátum iktatása (doc, pdf, rtf, txt, jpg, xls stb.)
  • Egyedi és tömeges iktatás támogatása
  • Közvetlen e-mail iktatás Ms Outlookból
  • Automatikus sorszám, iktatószám generálás
  • Főszámos, alszámos iktatószám kezelése
  • Partnertörzs, terméktörzs stb. kialakításának lehetősége, ezáltal könnyítve és hibamentesítve a szerződések iktatását
  • Szerződéstípusonként egyedi mezők
Automatikus határidő figyelmeztetés e-mailben, ha lejár egy határidő vagy feladat keletkezik a szerződéssel kapcsolatban. 
Szerződéskezelő és szerződés nyilvántartó szoftver határidő figyelmeztetés.
Figyelmeztetés
  • ha szerződés lejár, meg kell újítani;
  • kötelezettség vagy követelés keletkezik;
  • garanciát kell érvényesíteni stb.
Egy határidőhöz kapcsolható akár több ismételt figyelmeztetés, különböző szövegezés, különböző címzetteknek (felelősöknek).
Gyors szerződéskereső, bármilyen tulajdonság alapján, akár több mint 1 millió iktatott dokumentumonból is gyorsan, másodpercek alatt.
Szerződéskezelő és szerződés nyilvántartó szoftver gyors szerződéskereső.
Szerződéseinket visszakereshetjük a nyilvántartásból:
  • Partnernév, adószám, cím (fővállalkozó, alvállalkozó, segéd stb.)
  • Aláírás dátuma, aláírók személye
  • Tárgy, megnevezés
  • Típus: keret, szállítói, bérleti, tanulmányi, lízing, vevői stb.
  • Költséghely, költségviselő, osztály vagy részleg
  • Lejárat, garanciális kötelezettségek/követelések, határidők stb.
  • Módosításai, verziói alapján. 
Ezeket külön-külön vagy kombinálva használva.
Szerződésgenerátor verziókövetéssel, megjegyzés (comment) kezeléssel, és engedélyezési munkafolyamattal, egyszerű MS Word alapú használattal
Szerződéskezelő és szerződés nyilvántartó szoftver szerződésgenerátor.
  • Tipizált szerződések, szerződéssablonok létrehozása és automatikus iktatása a szerződéstárba;
  • Fórum létrehozása egy dokumentumhoz (véleményeztetés);
  • Szerződések engedélyeztetési folyamata (standard és egyedi folyamatok  kezelése)
  • Szerződések könyvtárakba rendezése;
  • Verziókövetés, verziókezelés, korábbi verziók visszakeresése;
  • Auditálható folyamat;
  • Automatikus szerződésgenerálás (egyedi és csoportos).
Könnyen, gazdaságosan üzemeltethető 
"Házon belüli fejleszthetőség” tanácsadó cég nélkül. Internetes elérhetőség (jogosultság függő).
Szerződéskezelő és szerződés nyilvántartó szoftver gazdaságosan.

Az ANDOC szerződéskezelő és nyilvántartó rendszer további jellemzői:

Páratlan skálázhatóság: a rendszer lehetővé teszi, hogy a cég összes üzletágát akár osztályokra lebontva integráljuk a rendszerbe.
Több nyelvű felület: magyar, angol, német illetve igény esetén bármilyen további nyelv 48 óra alatt.
Egyszerű és gyors testreszabás: a munkafolyamatok, jogosultságok, a dokumentum készítés építő elemei, a dokumentum archiválás módja, a visszakeresés rendszere teljes egészében paraméterezhető a felhasználói felületen keresztül, ezáltal nem igényel további informatikai fejlesztést.
Magas fokú biztonság: a rendszer megfelel a nemzetközi bankbiztonsági és EU-s standardoknak.
Korszerű technológia: központi szerveren üzemel és nem igényel kliens oldali telepítést.
Megszokott Windows-os irodai környezet: minden felhasználó a megszokott Microsoft Word környezetben dolgozhat és nem kell más szövegszerkesztő rendszert megtanulnia használni.
Praktikusság: a Windows által kezelt fájlokat támogatja, kezeli. Közvetlen TWAIN scanner használat a szerződések regisztrálása (iktatása) során.
Gyorsaság: a szerződések visszakeresése néhány másodpercre korlátozódik.
Könnyű integrálhatóság: standard kommunikációs modulja révén más könyvelési, vállalatirányítási rendszerekkel összekapcsolható (SAP, MS NAVISION, EXACT, SCALA, LYBRA, JD EDWARDS, NEXON stb.).
Auditálhatóság: A szerződéskezelő rendszerben minden kritikus tevékenységről eseménynapló bejegyzés készül, lehetővé téve bármely felhasználói tevékenység nyomon követését.

Szerződéskezelő és szerződés nyilvántartó szoftver 3 az 1-ben.

SZERZŐDÉS ARCHIVUM
(iktatás, szerződés nyilvántartás)
SZERZŐDÉS KONTROL
(határidős felügyelet)
SZERZŐDÉS GENERÁTOR
(egyedi, csoportos szerződés generálás sablonból, sablon nélkül)
Rendezett szerződések ANDOC szerződéskezelő és nyilvántartó rendszerrel!
Ha szeretne egy gyorsan visszakereshető, egységes szerződés nyilvántartást.
Ha szeretné nem elfelejteni behajtani több éven át húzódó követeléseit.
Ha szeretné elkerülni a kellemetlen meglepetéseket szerződéses kötelezettségeivel kapcsolatban.

Tegye fel kérdéseit cégre szabott bemutatónkon!

Juhász Gábor: +36 20 221 6241!
juhasz.gabor@andoc.net

Megjegyzés: A bemutató semmilyen vásárlási kötelezettséggel nem jár. A prezentáción bemutatott cégek mintarendszerei az írásos engedélyük alapján történik.
Miért érdemes bevezetni egy komplex szerződés nyilvántartó
szerződéskezelő rendszert?
Tapasztalatok és statisztikák mutatják, hogy
A vezetők és alkalmazottak munkaidejük 25%-át használják fel információk, dokumentumok keresésére.
A szerződésekhez kapcsolódó határidős feladatok 31%-a határidőn túl vagy egyáltalán nem készül el.
Az esetek 30%-ban a kritikus üzleti információkat tartalmazó szerződések és/vagy mellékleteik fellelhetetlenek.
A szervezetek 95%-nál legalább egyszer előfordult, hogy üzleti titkokat tartalmazó szerződések illetéktelenek kezébe került.
A vezetők 73%-a magasnak tartja az irodai papír és fénymásolási költségeket.
Az ANDOC Szerződéskezelő és nyilvántartó modullal
időt, pénzt
tud megtakarítani.
Szerződéskezelő és nyilvántartó rendszer funkciói.

Amennyiben szeretné szerződéskezelő és nyilvántartó rendszerünket működés közben is látni, kipróbálni vagy
a rendszerrel kapcsolatos további információkat megismerni, kérjük jelentkezzen az alábbi elérhetőségeinken munkatársunknál és kérje ingyenes termékbemutatónkat.
Szakembereink segítségével minden kérdésére választ talál!

Juhász Gábor: +36 20 221 6241!
juhasz.gabor@andoc.net

Töltse le színes tájékoztató anyagunkat és ismerje meg a rendszer előnyeit!

Szerződéskezelés prospektus letöltése!
Referenciák
Bankok, Pénzintézetek:

  • WestLB Hungaria Zrt. (tevékenység: bank)
  • Vezető Amerikai Bank (tevékenység: bank)
  • Szigetvár Takarékszövetkezet (tevékenység: pénzügy)
  • Fókusz Takarékszövetkezet (tevékenység: pénzügy)
  • Nagyatád és Vidéke Takarékszövetkezet (tevékenység: pénzügy)
  • DUNA Takarékszövetkezet (tevékenység: pénzügy)
Gyártás, Kereskedelem:

  • Dreher Sörgyárak Zrt. (tevékenység: italgyártás)
  • Bárdi Autó Zrt. (tevékenység: autóalkatrész kereskedelem)
Építőipar:

  • MOTA-ENGIL Kft. (tevékenység: építőipari beruházó cég)
  • METALCOM Zrt. (tevékenység: mobiltorony építő és beruházó cég)
  • Közút Kezelő Kht. (tevékenység: útkarbantartás, javítás)
Szolgáltatás:
  • IT- Services Rt. (tevékenység: informatikai szolgáltatás, a T csoport tagja)
  • Takinfo Kft. (tevékenység: 150 takarékszövetkezetet informatikai szolgáltatója)
  • MÁV-Start Zrt. (tevékenység: vasúti személyszállítás)
  • Ghibli Kft. (tevékenység: szállítmányozás, fuvaroztatás)
  • M&T Kft. (tevékenység: fénymásoló szerviz)
Államigazgatás:
  • Budapest V. kerületi önkormányzat
  • ESZA (Európai Szociális Alap, Nemzeti Programirányító Iroda Kht.)